So hilft Ihnen die Microsoft O365 Cloud bei der Dokumentenablage

Sie suchen einen einfachen und schnellen Weg Ihre Projekte oder Dokumente mit externen Mitarbeitern oder Kunden zu teilen? Sie möchten nicht Unsummen in lokalen Speicherplatz investieren? Dann bietet Ihnen die Microsoft O365 Cloud eine Vielzahl von Möglichkeiten.

Wir möchten Ihnen diese Möglichkeiten hier, mit Ihrem angedachten Einsatzzweck, einmal kurz vorstellen.

SharePoint Online

SharePoint Online ist, wie der Name schon andeutet, die Cloud Variante des SharePoint Servers. Er bietet, hinsichtlich SharePoint 2016, noch mehr Möglichkeiten zur Erstellung von Webseiten zur Zusammenarbeit im Team und Projekten. Darüber hinaus bietet er die ideale Plattform zum Austausch von Dokumenten und Dateien mit externen Mitarbeitern oder Kunden. Anders als bei einer On-Premise Version liegen die Daten nicht im eigenen Rechenzentrum, sondern werden in der Microsoft-Cloud bereitgestellt. Hier lässt sich sehr granular berechtigen, sodass Sie immer die volle Kontrolle über den Zugriff auf Ihre Daten haben. Dazu können zeitliche beschränkte Zugriffslinks oder z.B. Gastbenutzer eingerichtet werden.

Zusätzlich kann mit den meisten Endgeräten, auch mobil, direkt auf die Daten zugegriffen werden. Dokumente lassen sich so mit den mobilen Office-Apps (Word, Excel, etc.) oder aber direkt im Browser öffnen und bearbeiten. Über eine integrierte Versionsverwaltung sind Sie immer auf der sicheren Seite und jegliche Änderungen sind so nachvollziehbar und wiederherstellbar.

Darüber hinaus bietet auch SharePoint Online eine intelligente Suchfunktion, welche Sie beim Auffinden von Dokumenten und Dateien unterstützt.

SharePoint Online Modern Library
Abbildung 1 – SharePoint Online Modern Library

Microsoft Groups / Microsoft Teams

Microsoft Groups bildet die Basis für eine moderne Zusammenarbeit im Team. Hierdurch können Sie auf einfachste Art und Weise mit anderen Personen in Dokumenten, Kalendern oder E-Mails arbeiten.

Microsoft Teams bietet darauf aufbauend die Möglichkeit, innerhalb einer Group, zu kommunizieren, chatten und Aktivitäten nachzuverfolgen. Teams wird über kurz oder lang Skype for Business ersetzen

Für jedes Team wird hierbei im Hintergrund eine eigene Group erstellt, welche Ihre gesamten Daten wiederum auf einer SharePoint Webseite speichert. Hört sich kompliziert an, macht aber durchaus Sinn.

Hier ist nun auch der entscheidende Unterschied zu SharePoint Online zu sehen:

Mit Teams wird eine komplett andere Oberfläche zur Zusammenarbeit genutzt, welche auf die Zusammenarbeit zugeschnitten ist und SharePoint Online im Hintergrund nur zur Ablage der Daten nutzt. SharePoint Online wiederum bietet die klassische, Website-orientierte Benutzeroberfläche um Dokumenten- und Dateiablage in strukturierter Ansicht darzustellen. Natürlich bietet auch Teams die Möglichkeit, weitere Webseiten mit einzubinden, jedoch nicht im Sinne einer klassischen Intranet Präsenz.

Office 365 Groups
Abbildung 2 – O365 Groups

OneDrive for Business

OneDrive for Business ist ein fester Bestandteil von O365 und dient vor allem dazu, die eigenen Arbeitsdaten zu speichern, freizugeben und zu synchronisieren. Hier ist auch die Unterscheidung zu OneDrive zu sehen, welches rein für die private Nutzung vorgesehen ist. Mit OneDrive for Business ist auch die Möglichkeit gegeben, Dokumente und Dateien offline verfügbar zu halten. Dokumente können Sie natürlich z.B. direkt über Office Online (Word, Excel, PowerPoint, etc.) öffnen und bearbeiten.

Doch wo ist hier der Unterschied zu Teams und Groups?

Im Gegensatz zu OneDrive for Business dient Teams zum Speichern von Team- oder projektbezogenen Dokumenten. Hier liegt der Fokus also eher auf Unternehmensdokumenten, welche überall verfügbar sind und geteilt werden können.

 OneDrive for Business
Abbildung 3 – OneDrive for Business

Einsatzzweck

Wir haben Ihnen nun drei verschiedene Möglichkeiten zur Ablage Ihrer Dokumente & Dateien gezeigt, doch welche ist nun die Richtige? Hier gibt es kein richtig oder falsch, sondern lediglich die Frage, wozu die Datenablage letztlich genutzt werden soll.

Sie möchten nicht nur mit Dokumenten im Team oder Projekt arbeiten? Sie möchten auch Listen oder gar mehrere Webseiten für verschiedene Projekte bereitstellen, vielleicht sogar ein Intranet? Dann ist SharePoint Online die richtige Wahl.

Sie suchen die Möglichkeit im Team miteinander zu arbeiten, möchten jedoch neben dem gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten auch die Möglichkeit haben, miteinander zu kommunizieren? Dann ist Microsoft Teams in Verbindung mit Groups genau das Richtige für Sie.

Sie möchten Ihre Unternehmensdokumente gerne überall und weltweit verfügbar halten, jedoch nicht auf die Möglichkeit verzichten, diese auch bei Bedarf freigeben zu können? Dann ist OneDrive for Business das Produkt Ihrer Wahl.

Und wer mehrere Anwendungsbereiche hat, kombiniert die Apps einfach sinnvoll miteinander.

 

Übrigens: Der Speicherplatz in der Cloud wurde vor kurzem für jede neue Benutzerlizenz erhöht. Statt 0,5GB gibt’s nun 10GB pro Benutzer mehr.

 

Falls Sie noch mehr über O365 erfahren möchten oder noch Fragen haben, können Sie uns hierzu gerne jederzeit kontaktieren.