Aufbau und Integration eines modernen Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint

Das Unternehmen

Masa ist ein mittelständisches Unternehmen mit Wurzeln in Deutschland, das sich auf die Planung und Herstellung von Anlagen und Maschinen für die Baustoffindustrie spezialisiert hat. Unter dem Dach der Marke Masa sind die Produktionsstandorte in Deutschland und Vertriebsgesellschaften in aller Welt angesiedelt.

Alois Smaritschnik, Firmengründer und Namensgeber der Masa, hätte sich wohl kaum träumen lassen, dass die blau-gelben Masa-Maschinen an Kunden in der ganzen Welt geliefert werden.

Die weltweit derzeit etwa 500 Beschäftigten der Masa planen, konstruieren und realisieren dabei Anlagenkonzepte, die exakt auf die Bedürfnisse der Handelspartner zugeschnitten sind.

Masa hat sich als deutscher Maschinenbauer mit soliden Produkten weltweit positioniert. Die Marke Masa steht seit über 110 Jahren für exzellente Qualität, kundenorientierten Service und fachkompetente Beratung.

(Quelle https://www.masa-group.com/)

Das Projekt

Aufbau und Integration eines modernen Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint.

Die Aufgabenstellung

• Aktualisierung und Erweiterung des Intranets auf Basis von Microsoft SharePoint.
• Implementierung von Lösungen zur Optimierung von internen Prozessen durch Anbindung an das ERP-System SAP sowie weiteren Systemen.
• Vorbereitung zur Implementierung der weiteren Gesellschaften des Mutterkonzerns.

Der Weg

Zu Beginn des Projektes gab es eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Umgebung.

• Welche Inhalte müssen übernommen werden?
• Welche Anpassungen wurden vorgenommen?
• Welche zusätzlichen Lösungen wurden implementiert?

Nachdem alles festgehalten und mit dem Kunden abgesprochen war, wurde parallel eine neue SharePoint 2019 Farm aufgebaut. Diese wurde für die finale Migration vorbereitet und konfiguriert. Zu einem definierten Zeitpunkt wurden dann die Inhalte migriert und die alte Farm, nach erfolgreichem Go-Live, abgeschaltet.

Im Anschluss wurde über die Erweiterung des Intranets für die anderen Unternehmen gesprochen, welche Strukturen benötigt werden, welche Lösungen wir für das Dokumentenmanagement anbieten können etc.

Hieraus resultierte der Ausbau bzw. die Erweiterung der SharePoint Webseiten und die Übernahme der neuen Intranet Präsenzen.

Parallel wurden die einzelnen Lösungen zur Anbindung an die weiteren Systeme entwickelt.
Hierzu wurden die Daten der Fremd-Systeme u.a. über Webservices abgefragt und die Anzeige, die weitere Bearbeitung und das Übermitteln der Änderungen realisiert. Die verschiedenen Benutzerinterfaces wurden über Webpart-Lösungen implementiert.

Die Vorteile

Die Masa GmbH kann nun auf ein aktuelleres System zurückgreifen, welches noch länger mit Updates und Fixes durch Microsoft versorgt wird. Außerdem besteht nun die Möglichkeit die neuen Features der aktuelleren SharePoint Version zu nutzen (z.B. Modern Sites / Design / etc.)

Durch die enge Zusammenarbeit mit den anderen Tochterunternehmen der TopWerk Gruppe, haben diese nun ebenfalls die Möglichkeit das aktuelle System zu verwenden und können so bereits bestehende Intranet Präsenzen ablösen und modernisieren.

Die Herausforderung

Da das System auch als Vorlage für die weiteren Gesellschaften des Mutterkonzerns dient, bestand die Herausforderung u.a. darin, die einzelnen Gesellschaften bereits zu berücksichtigen.

Der Release-Termin

Der erste Teil des Projekts (Migration von SharePoint 2016 nach SharePoint 2019) wurde im Januar 2021 abgeschlossen. Der Ausbau des Intranets für weitere Unternehmensgruppen erfolgt nun schrittweise.

Das Projektteam

Seitens S&L sind zwei Kollegen feste Ansprechpartner für dieses Projekt. Für die technische Umsetzung des ersten Schritts, gab es bei der Masa GmbH 2 Ansprechpartner. Für die organisatorische Umsetzung des Schritts zwei gab es seitens der Masa / TopWerk vier Ansprechpartner.

Die Anwender

Gruppenweit nutzen ca. 400 Benutzer die Intranetumgebung.