SharePoint Series: Ein Produkt, viele Einsatzmöglichkeiten

Der Microsoft SharePoint Server ist viel mehr als ein reines Intranet Portal. Unter dem Begriff der Zusammenarbeit verbirgt sich ein System, dass vielfältig eingesetzt werden kann. In unserer mehrteiligen Blog-Serie möchten wir Sie über diese Möglichkeiten informieren. Beginnen werden wir mit:

Teil 1: SharePoint als leichtgewichtige, individuelle Projektmanagementlösung

Eins vorweg, nein SharePoint ist kein vollständiger Ersatz für einen Microsoft Project Server. Allerdings stellt sich die Frage ob man überhaupt alle Funktionen von Microsoft Project Server benötigt und bereit ist hierfür zusätzliche Lizenzen einzukaufen. Fakt ist Microsoft Project Server basiert auf einem SharePoint Server Enterprise. Es macht Sinn zunächst die Möglichkeiten des SharePoint Servers auszuloten, bevor in einen Microsoft Project Server investiert wird.

Doch worin unterscheiden sich die Möglichkeiten konkret?

Mit Microsoft Project Server kann man ein Multiprojektmanagement mit Projektübergreifender Ressourcenverwaltung realisieren, mit reinen SharePoint Mitteln nicht. Doch unsere Erfahrung zeigt, dass die wenigsten Unternehmen im Mittelstand dies benötigen. Der Aufwand für die Einrichtung und die Verwaltung dieser Funktionalitäten übersteigt in den meisten Fällen deren Nutzen. Unser Ansatz ist hier ein anderer. Wir prüfen mit unseren Kunden welche Bestandteile eines Projektmanagements überhaupt benötigt werden und setzen diese weitestgehend mit Bordmitteln um. Sollten die Bordmittel nicht genügen, kann durch individuelle Anpassungen wie z.B. spezielle Webparts die Funktionalität derart erweitert werden, dass ein Einsatz von Microsoft Project nicht notwendig wird.

Wie kann nun eine Lösung in SharePoint realisiert werden?

1. Vorbereitende Maßnahmen

Diverse Fragestellungen sollten im Vorfeld angegangen werden. Hier ein kleiner Auszug:

– Gibt es ein Projektmanagementhandbuch oder ähnliche Verfahrensanweisungen die als Referenz herangezogen werden können?
– Welche Phasen durchläuft ein Projekt?
– Welche Gruppen sind in welcher Form an einem Projekt beteiligt?
– Gibt es unterschiedliche Projekttypen?
– Gibt es feste Projektdokumente?
– Welche SharePoint Edition wird oder sollte eingesetzt werden?

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

– Sie haben wiederkehrende Aufgaben je Projekt? Legen Sie doch übergeordnet Ihre Aufgaben als Stammdaten an. Bei jeder Projekterstellung werden diese Daten in das neue Projekt übernommen.
– Sie möchten Ihre Dokumente mit Außenwirkung vereinheitlichen? Legen Sie Word-Dokumentvorlagen an. Durch Textbausteine können Informationen wie der Version eines Dokumentes direkt aus dem SharePoint übernommen werden. Zusammen mit einer eindeutigen Dokumenten ID entstehen auch bei ausgedruckten Dokumente keinerlei Missverständnisse.
– Sie haben fest vorgegebene Prozesse? Steuern Sie Ihren Informationsfluss über Workflows. Beispielsweise müssen Projektstatus nicht mehr erfragt werden, sondern Sie liegen workflowgesteuert jeden Morgen in Ihrem Postfach.

2. Erstellung eines Prototypen

Im SharePoint Server kann recht schnell ein Prototyp erstellt werden. Dieser sollte folgende Bestandteile beinhalten (abhängig von der eingesetzten SharePoint Edition):

– Navigation innerhalb des Projektes
– Listen, wie z.B. Projektinformationen, Aufgaben und Kalender
– Bibliotheken für Projektdokumente
– Formularbibliotheken
– Startseite

Der Prototyp sollte entsprechend kritisch betrachtet werden. Die Ergebnisse werden schriftlich erfasst.

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

– Sie verlieren den Überblick über wichtige Projekttermine wie z.B. Meilensteine? Verwenden Sie die Projektzusammenfassung. Hier können Sie selbst definieren welche Aufgaben angezeigt werden und diese entsprechend ihrer Bedeutung hervorheben. So erhalten Sie schnell einen Überblick über Ihr Projekt.

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Abbildung 1: Projektzusammenfassung

– Sie arbeiten in vielen Projekten gleichzeitig und möchten einen einfachen Überblick über Änderungen und Ihre Aufgaben? Abonnieren Sie eine tägliche Zusammenfassung über die Änderungen oder verwenden Sie Ihre persönliche Seite im SharePoint mit einer projektübergreifenden Sammlung ihrer Aufgaben.

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Abbildung 2: Abonnieren von Benachrichtigungen

– Sie möchten Ihren Mitarbeitern eine Möglichkeit geben auch projektunabhängige Aufgaben zu verwalten? Auch hier eignet sich die eigene Webseite. Eigene Aufgaben, sowie Projektaufgaben, können verwaltet werden. Dabei können diese als wichtig markiert werden oder auch in einer eigenen Zusammenfassung farblich hervorgehoben werden.

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Abbildung 3: Persönliche Zusammenfassung alle Aufgaben

3. Fertigstellung der Projektvorlage

Auf Basis des Prototypen und der hierüber vereinbarten Bestandteile des Projektmanagements wird eine Projektvorlage erstellt:

– Anlegen von verwalteten Metadaten zur Klassifizierung der Informationen im Projekt (z.B. Dokumententypen)
– Anlegen von Sichten auf die Projektinformationen (z.B. spezielle Sichten auf Aufgaben)
– Hinzufügen von Metadaten und Inhaltstypen inkl. Dokumentvorlagen
– Ergänzen von Workflows zur Abbildung von Prozesse innerhalb des Projektes
– Erstellen einer Vorlage für alle Projekte

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Abbildung 4: Beispiel von verwalteten Metadaten in einem Projekt

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

– Die Geschäftsführung benötigt lediglich bestimmte Daten zu den Projekten. Legen Sie spezielle Ansichten für die Geschäftsführung an.
– Sie möchten dass bestimmte Informationen immer eingetragen werden. Verwenden Sie Inhaltstypen und legen Sie fest welche Pflichteingaben getätigt werden müssen.

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Abbildung 5: Verwendung von Pflichteingaben

– Dokumente müssen vor der Veröffentlichung genehmigt werden. Erstellen Sie einen Genehmigungsworkflow der automatisiert die Genehmigung einholt und das Dokument veröffentlicht. In Verbindung mit E-Mail Benachrichtigungen können Sie Ihr Projektteam zielgerichtet informieren.

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Abbildung 6: E-Mail zu einer Genehmigungsaufgabe

4. Anlegen von Projektübersichten

Die Projekte an sich stehen nun bereit. Jedoch sind diese noch nicht in eine einheitliche Struktur gebracht. Hierfür sollte folgendes eingerichtet werden:

– Erstellen einer Projektübersicht
– Vereinfachen der Anlege von Projekten über SharePoint 2013 Workflows (ab SharePoint Standard)
– Einrichten einer Suche, ggf. speziell für Projekte unter Verwendung der vordefinierten Metadaten

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Abbildung 7: Beispiel eines Projektanlageworkflows aus dem visuellen Workflowdesigner

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

– Sie können Dokumente im Dateisystem nicht wiederfinden. Richten Sie im Vorfeld verwaltete Metadaten inkl. Synonyme ein. Hierüber können Sie noch gezielter suchen und Ihre Suchergebnisse weiter einschränken.

5. Nachbetrachtung der Projektmanagementumgebung

Die Projektmanagementumgebung steht nun über Bordmittel von Microsoft SharePoint Bereit. Nun kann geprüft werden ob Vereinfachungen über Eigenentwicklungen oder auch Auswertungen über z.B. Microsoft Reporting Services ergänzt werden sollen.

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

– Sie benötigen eine Übersicht aller Projekte die Sie bei der nächsten Vorstandssitzung mitnehmen können? In Verbindung mit den Microsoft Reporting Services könnte diese Übersicht automatisiert in Ihrem Outlook Postfach eingehen.
– Sie setzen weitere Anwendungen ein, die Informationen aus den Projekten benötigen oder Informationen zu Projekten liefern. Über die Business Data Connectivity lassen sich Fremddaten in SharePoint integrieren, indem beispielsweise eine Microsoft SQL Datenbank oder auch ein Webservice abgefragt wird. Über Eigenentwicklung können darüber hinaus noch komplexere Schnittstellen realisiert werden.

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Abbildung 8: Abfrage eines Fremdsystems, über einen Web Service, zur Darstellung von Informationen in SharePoint

Fazit: Mit Microsoft SharePoint lässt sich ein Projektmanagement stark auf die Bedürfnisse eines Unternehmens einrichten. Notwendig ist hierfür, neben Fachkenntnissen in den Themen „Projektmanagement“ und „SharePoint“, vor allem viel Erfahrung. Projekte sind ein integraler Bestandteil jedes Unternehmens. Die Akzeptanz einer Lösung steht und fällt mit Punkten wie einer effizienten Navigation und Suche oder auch einem einfachen und zielgerichteten Berechtigungssystem. Entsprechend sollte eine Projektmanagementlösung mit viel Sorgfalt angegangen werden. Falls Sie Ihr Unternehmen in den oben beschriebenen Problemen wiederfinden, könnte SharePoint Ihre erste Wahl sein.

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