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Der Microsoft SharePoint Server ist viel mehr als ein reines Intranet Portal. Unter dem Begriff der Zusammenarbeit verbirgt sich ein System, dass vielfältig eingesetzt werden kann. In unserer mehrteiligen Blog-Serie möchten wir Sie über diese Möglichkeiten informieren.

Teil 4: SharePoint als Workflow-Management

Bereits seit den ersten Versionen von SharePoint können Geschäftsprozesse in Form von Workflows abgebildet oder unterstützt werden. Mit der Standard und Enterprise Edition von SharePoint 2013 gibt viele Neuerungen.

1.       Grundlegendes zu Workflows in SharePoint

SharePoint bietet von Haus aus vordefinierte Workflows wie den „Drei Status Workflow“ oder die „Dispositionsgenehmigung“, die für Listen oder für Bibliotheken aktiviert werden können.

Abbildung 1

Abbildung 1: Vordefinierte Workflows

Dabei basieren diese Workflows auf dem SharePoint 2010 Workflowmodell. Dieses Modell wurde fast unverändert aus SharePoint 2010 in SharePoint 2013 übernommen und ist immer noch sehr leistungsfähig und genügt für die meisten Anforderungen. Das SharePoint 2010 Workflowmodell wird dabei auch als einziges Workflowmodell in der kostenfreien SharePoint Foundation 2013 verwendet.

Für die Server Editionen Standard und Enterprise hat Microsoft ein zusätzliches Workflowmodell im Angebot. Über eine kostenfreie Komponente, den sogenannten Workflow Manager, erhalten Sie die Möglichkeit zur Nutzung des SharePoint 2013 Workflowmodells. Die Komponente wird dabei in Ihrer SharePoint Farm installiert und für die Verwendung konfiguriert.

Der Workflowmanager basiert auf aktueller Technologie (.Net Framework 4.5) und bietet deutlich erweiterte Funktionen gegenüber dem SharePoint 2010 Workflowmodell. Des Weiteren wird hierüber die Ausführung der Worklows von SharePoint entkoppelt und kann zur besseren Skalierung auf separaten Servern ausgeführt werden.

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

Sie möchten von SharePoint 2010 zu SharePoint 2013 migrieren und verwenden viele Workflows? Durch die Übernahme des SharePoint 2010 Workflowmodells können Ihre Workflows problemlos übernommen werden.
 Sie möchten die Vorteile des SharePoint 2013 Workflowmodells mit Ihren ggf. bereits vorhandenen SharePoint 2010 Workflows verbinden? Sie können aus SharePoint 2013 Workflows Ihre SharePoint 2010 Workflows anstoßen und weiterverwenden.

2.       Erstellen von Workflows

Sowohl SharePoint 2010 als auch SharePoint 2013 Workflows können auf verschiedene Arten erstellt werden. Vordefinierte Workflows können auf Listen und Bibliotheken aktiviert werden. Benutzerdefinierte Workflows können mittels des kostenfreien Tools „SharePoint Designer“ erstellt oder mittels der Microsoft eigenen Entwicklungsumgebung „Visual Studio“ entwickelt werden.

Abbildung 2

Abbildung 2: Auswahl des Workflowmodells im SharePoint Designer

Die Erstellung von Workflows mittels SharePoint Designer deckt die meisten Anforderungen ab. Und das Beste daran ist, dass hierüber auch von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens Workflows erstellt werden können. Ein Workshop bzw. eine Schulung reicht hier für viele Anforderungen aus dem Tagesgeschäft aus. So müssen Sie nur bei komplexen Anforderungen auf externe Consultants oder Entwickler zurückgreifen.

Standardmäßig werden Workflows im SharePoint Designer „textbasiert“ erstellt. In Verbindung mit Microsoft Visio jedoch, können Sie auf einen visuellen Workflowdesigner zurückgreifen.

Abbildung 3

Abbildung 3: Workflows mittels visuellem Designer erstellen

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

Im nächsten Meeting soll über einen Workflow diskutiert werden? Verwenden Sie den visuellen Designer um Ihren Kollegen einen Überblick über den Workflow zu geben. Entwickeln Sie noch während des Meetings gemeinsam den Workflow weiter.
Für die Erstellung von Workflows möchten Sie ohne Umwege das Know-How Ihrer Fachbereiche verwenden, oder Ihre EDV ist zu stark ausgelastet um Workflows von Grund auf zu entwickeln? Teilen Sie die Erstellung von Workflows auf. Lassen Sie beispielsweise Ihre Fachbereiche über Microsoft Visio Workflows grafisch designen. Ihre EDV kann diese in den SharePoint Designer importieren und mit den notwendigen Angaben vervollständigen.

3.       Bestandteile eines Workflows

Ein Workflow besteht Grundsätzlich aus Bedingungen und Aktionen.

Eine Bedingung könnte z.B. das Erreichen eines Aufgabenstatus sein, beispielsweise wenn im Bereich einer Projektverwaltung eine Aufgabe auf erledigt gesetzt wurde und der Projektleiter hierüber informiert werden soll. Eine Aktion wiederum wäre in diesem Fall das Senden einer E-Mail.
Workflows können dabei ganz unterschiedlich gestartet werden. Entweder wird ein Workflow manuell, oder automatisch bei dem Hinzufügen oder Bearbeiten eines Eintrages gestartet. Kombinationen sind dabei durchaus möglich.
Gerade in SharePoint 2013 Workflows gibt es noch erweiterte Bestandteile wie z.B. Schleifen. Früher war dies der Punkt an dem auf einen Entwickler zurückgegriffen werden musste.
Des Weiteren können über Workflows Webservices aus SharePoint aufgerufen werden. In Kombination der erweiterten Funktionen lassen sich komplexe Workflows einrichten, die Ihre tägliche Arbeit deutlich erleichtern.

Abbildung 4

Abbildung 4: Auszug aus einem Workflow zur automatischen Anlage von Projektwebseiten aus einer Projektübersichtsliste

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

Sie möchten Ihren Mitarbeitern auf einfache Art und Weise ermöglichen Webseiten aus definierten Vorlagen zu erstellen, z.B. im Bereich einer Projektverwaltung? Verwenden Sie die SharePoint 2013 Workflows um Webseiten mittels Webservices zu erstellen. Für Ihre Mitarbeiter wird das Anlegen einer Webseite hierdurch so einfach wie das Hochladen eines Dokumentes.
Sie haben Prozesse, die für jede Abteilung gleich sind? Erstellen Sie Webseitenvorlagen für Ihre Abteilungen. Workflows werden mit in den Vorlagen gespeichert und stehen somit bei jeder neuen Abteilungsseite zur Verfügung.

Fazit: Geschäftsprozesse sind integraler Bestandteil Ihres Unternehmens. Über SharePoint Workflows können Sie diese schrittweise elektronisch unterstützen oder abbilden. Im Umfang dieses Blog Artikels können wir Ihnen nur einen Bruchteil der Funktionen und Möglichkeiten von SharePoint Workflows aufzeigen. Prüfen Sie noch jetzt, ob sich die Verwendung von SharePoint Workflows auch für Sie lohnt.

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