Der Microsoft SharePoint Server ist viel mehr als reines Intranet Portal. Unter dem Begriff der Zusammenarbeit verbirgt sich ein System, dass vielfältig eingesetzt werden kann.
In unserer mehrteiligen Blog-Serie möchten wir Sie über diese Möglichkeiten informieren.

Teil 5: Interne Kommunikation mit SharePoint Communities, Wikis & Blogs

Das Thema dieses Blogartikels ist, wie man den SharePoint am besten nutzen kann, um die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern. Dazu legt uns der SharePoint einige Werkzeuge in die Hand, die wir Ihnen gerne vorstellen möchten.

1. Community-Websites

Mit SharePoint 2013 brachte Microsoft mit den Community-Websites eine Websitevorlage heraus, die den Begriff „Social Collaboration“ unterstreicht.
Das Community-Feature ist ein Seitentemplate, das dem SharePoint eine Umgebung zur Verwendung von Foren bereitstellt. Diese Umgebung bietet den Nutzern die Möglichkeit, eine Community zu bilden. Innerhalb dieser können Diskussionen für eine breitgefächerte Gruppe von Personen verfügbar gemacht werden.

Das Kategorisieren und Favorisieren von Beiträgen, ein Belohnungssystem, das auf den Aktivitäten der Benutzer aufbaut und viele weitere Funktionen, die man aus dem Bereich Social Media kennt, machen das Community-Feature zu einer attraktiven Variante zur Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

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Um das Community-Feature nutzen zu können, benötigt man die Standard Edition des SharePoint 2013. Anschließend muss nur noch das entsprechende Feature aktiviert werden und schon kann man loslegen!

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

– Ihre Auszubildenden benötigen eine Plattform, auf sie sich über aktuelle Ausbildungsthemen austauschen können? Stellen Sie Ihren Auszubildenden mithilfe des Community-Features ein moderiertes Forum bereit.
– Ihnen fehlt die Möglichkeit die wichtigsten Informationen für neue Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen? Erstellen Sie einen Einstiegsbereich, in dem sich die neuen Mitarbeiter vorstellen können und Informationen wie z.B Ansprechpartner, Dokumente zum Einstieg in einen bestimmten Bereich oder aktuelle Diskussionen bereitgestellt werden.
– Sie haben ein Produkt und möchten ein Feedback von Kunden erhalten? Sie benötigen einen Bereich, in dem Kunden Zugriff auf Anleitungen und Dokumentationen haben? Das Community-Feature macht es möglich: Stellen Sie Ihren Kunden eine Seite zur Verfügung, auf der Ideen & Erfahrungen ausgetauscht, Umfragen durchgeführt und wichtige Dokumente wie z.B FAQs, Anleitungen und Dokumentationen bereitgestellt werden.

2. Wiki

Eine Alternative zum Community-Feature wäre die Nutzung eines SharePoint Wikis.
Im Vergleich zum Community-Feature liegt hier der Fokus darauf, Seiten für die Bereitstellung von tagtäglichen Informationen, wie z.B Anleitungen oder Beschreibungen von Arbeitsprozessen zur Verfügung zu stellen.

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SharePoint bietet das Wiki in zwei verschiedenen Varianten an. Einmal als Seitenbibliothek auf Basis einer Website (SharePoint Foundation) und als Seitenvorlage (Unternehmenswiki bzw. „Enterprise-Wiki“), bei der das Wiki auf einer Site-Collection aufsetzt (SharePoint Server).

Ein Punkt, in dem sich das Wiki von Communities und Blogs abhebt, ist die Versionierung von Seiten. Damit ist ersichtlich, wer etwas wann an einer Seite geändert hat und was geändert wurde.
Neben der Versionierung bietet das Enterprise Wiki das Nutzen verwalteter Metadaten, das Verwenden von Seitenvorlagen, das Verwenden einer Rating-Funktion und viele weitere Funktionen.
Welche der beiden Varianten am besten geeignet ist, ist davon abhängig, wie flexibel das Wiki sein soll. Wer die oben genannten Funktionen nutzen möchte, wird nicht um das Enterprise-Wiki herum kommen. Wem jedoch die grundlegenden Funktionen des Wikis ausreichen, der ist mit der Wiki-Seitenbibliothek besser bedient.

Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:

– Sie haben Prozesse, die nicht klar beschrieben oder zu komplex sind, als dass man sich einzelne Schritte merken kann?
Beschreiben Sie Ihre Arbeitsprozesse in einem Wiki, sodass man jederzeit nachschlagen kann, welche Schritte durchgeführt werden müssen.
– Sie versenden Anleitungen und Dokumentationen immer im PDF-Format? Sie müssen Ihren Kunden bei jeder Änderung ein neues Dokument zuschicken?
Stellen Sie Ihre Anleitungen und Dokumentationen in einem Wiki bereit. Dadurch werden Ihre Anleitungen an einer zentralen Stelle aktuell gehalten und der Kunde kann jederzeit auf die Anleitungen zugreifen, ohne ein Dokument von Ihnen zu erhalten.

3. Blogs

Neben dem Community-Feature und dem Wiki besteht ebenfalls die Möglichkeit, den Informationsaustausch über Blogs zu realisieren.
Der Blog ist, ebenso wie das Community-Feature, eine Website, auf der Ideen und Informationen schnell weitergegeben werden können. Sie werden in der Regel zum Vertreten eines Standpunkts zu einem Thema eingesetzt, können allerdings auf verschiedene Arten im Unternehmen verwendet werden. Denn durch die Möglichkeit, Beiträge zu kommentieren, kann ein Blog auch als Diskussionsgrundlage dienen.
Blogs sind im SharePoint sehr einfach zu realisieren. Man wählt beim Erstellen einer Website oder Site-Collection als Seitenvorlage „Blog“ aus und wird nach dem Erstellen der Seite zum Startpunkt des Blogs navigiert:

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Über die Blogtools können neue Beiträge erstellt, Kategorien und Kommentare verwaltet oder via Blogging-App ein Blogartikel direkt über Word erstellt werden.

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Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:
– Sie möchten Neuigkeiten zu Ihren Produkten, Dienstleistungen und ihrem Unternehmen veröffentlichen? Ihre Marketing-Abteilung möchte Sie über aktuelle Geschehnisse informieren?
Erstellen Sie einen Blog, mit dem Sie Ihre Zielgruppe immer auf dem Laufenden halten können.

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