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Der Microsoft SharePoint Server ist viel mehr als reines Intranet Portal. Unter dem Begriff der Zusammenarbeit verbirgt sich ein System, dass vielfältig eingesetzt werden kann.
In unserer mehrteiligen Blog-Serie möchten wir Sie über diese Möglichkeiten informieren.
Teil 9: Weiterbildungsportal für Auszubildende und Angestellte
Neben dem Aufbau einer Wissensdatenbank beschäftigen sich mittlerweile viele Unternehmen mit der Optimierung der Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten ihrer Mitarbeiter.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen anhand eines Beispiels eine Möglichkeit vor, Ihren Mitarbeitern ein Lernportal auf Basis von SharePoint zur Verfügung zu stellen.
SharePoint als Weiterbildungsportal
Zu Beginn sollte man sich folgende Frage stellen: Was möchte ich überhaupt mit einem Weiterbildungsportal erreichen?
Ein Weiterbildungsportal ist ein Ort, wo sich Nutzer in verschiedene Themen einarbeiten und sich darüber austauschen können. Es ist ein Ort, in dem man seine Weiterbildung selbst organisieren kann. Doch bei autodidaktischem Lernen wäre es doch schön, sein Wissen zu teilen.
Das Weiterbildungsportal kann deshalb gerade für Ihre Auszubildenden interessant sein, oder wenn Sie mit dem Gedanken spielen, Ihre Wissensdatenbank auszubauen.
Dafür bietet der SharePoint von Haus aus viele Möglichkeiten.
Am Anfang sollte man erst einmal einen Überblick über aktuelle Themen und Ereignisse erhalten.
Dafür eignet sich eine Seite, auf der man neben aktuellen Ereignissen auch wichtige Dokumente bereitstellen kann, die direkt mit Weiterbildungen zu tun haben.
Bereits mit Bordmitteln ist es möglich, viele organisatorische Informationen aufzubereiten, wie z.B Stundenpläne und Verfügungszeiten der Auszubildenden oder auch Dokumente wie z.B Vorlagen und Formulare.
Somit haben Ihre Mitarbeiter eine Art Startseite, auf der sie sich durch das Portal bewegen können.
Abbildung 1 – Startseite
Gerade für neue Mitarbeiter bietet es sich an, Ansprechpartner wie z.B Ausbilder darzustellen. In Verwendung mit Telefoniesoftware wie Skype for Business(Lync) kann direkt ein Kontakt aufgebaut werden.
Abbildung 2 – Ansprechpartner in Verbindung mit dem S&L Tabpart
Wie in Abbildung 1 zu sehen, ist es auch möglich, ein Forum für allgemeine Fragen einzurichten. Dies kann z.B mithilfe der Social Features im SharePoint realisiert werden. Damit stehen Ihren Mitarbeitern viele Möglichkeiten offen wie z.B das Diskutieren allgemeiner und aktueller Themen innerhalb eines Forums oder das Bewerten von Lernmaterialien. Für weitere Vorteile der Social-Features verweisen wir auf den oben verlinkten Blog-Artikel.
Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:
– Sie möchten wissen, wann Ihre Auszubildenden verfügbar sind? Sie möchten Ihren Auszubildenden wichtige Informationen an einer zentralen Stelle bereitstellen? Richten Sie eine Übersicht ein, in der sie alle wichtigen Dokumente und Informationen hinterlegen können. Mittels eines synchronisierten Kalenders ist ersichtlich, wann Ihre Auszubildenden verfügbar sind.
– Ihre Auszubildenden benötigen eine zentrale Stelle zum Ablegen der Stundenpläne? Die Prüfungen stehen vor der Tür und alle verfügbaren Unterlagen zur Prüfungsvorbereitung liegen zerstreut auf einem Server herum?
Erweitern Sie Ihre Startseite um das Bereitstellen von wichtigen Dokumenten zur Prüfungsvorbereitung und das Hinzufügen von Stundenplänen.
Organisieren der eigenen Weiterbildung
Neben einer allgemeinen Seite können auch Seiten für jeden Mitarbeiter, zur Organisation seiner Weiterbildung, über einen SharePoint Workflow erstellt werden.
Dort können z.B Dokumente wie Lernmaterialien, Ausbildungsnachweise oder andere persönliche Dokumente abgelegt werden (Stichwort: Versionierung). Über die Möglichkeit, Dokumentenvorlagen bei Dokumentenbibliotheken zu hinterlegen, sind z.B Dokumente wie Ausbildungsnachweise schnell geschrieben. Neben dem Ablegen von Dokumenten hat der Mitarbeiter auch die Möglichkeit, seine Weiterbildungstätigkeiten in einer ToDo-Liste aufzuführen und Videos aus seiner Merkliste anzusehen.
Abbildung 3 – Seite für einzelne Mitarbeiter
Behandeln von Aus- und Weiterbildungsthemen
In dem Weiterbildungsportal sollen nicht nur organisatorische Dinge verwaltet werden, sondern auch die fachlichen Themen abgebildet werden. Das bedeutet, dass die Nutzer des Portals eine Übersicht an die Hand bekommen über die sie sich Lernmaterialien zu einem bestimmten Thema suchen können.
Abbildung 4 – Übersicht über eingetragene Aus- und Weiterbildungsthemen
Wie in Abbildung 4 zu sehen, könnte man über einen Menüpunkt „Ausbildungsthemen“ diese Übersicht erreichen.
Über das Suchfeld finden Ihre Mitarbeiter alle relevanten Inhalte zum jeweiligen Thema. Darunter fallen Lernmaterialien, Diskussionen und viele weitere Einträge wie z.B News.
Abbildung 5 – Über die Suche finden Sie alle Inhalte zum gesuchten Begriff
Wenn sich ein Mitarbeiter in ein bestimmtes Thema einarbeiten möchte, kann er entweder auf bereits bestehende Ressourcen wie z.B Videos, Übungen und nützliche Links zurückgreifen, oder neue Inhalte in das Lernportal einpflegen. Somit ergänzen sich die Mitarbeiter gegenseitig.
Beim Erstellen eines neuen Ausbildungsthemas könnte, wie bereits bei den Seiten für Mitarbeiter, über einen Workflow eine neue Seite angelegt werden. Auf den dadurch erzeugten Seiten kann der Nutzer des Portals Lernmaterialien und andere Dokumente zum passenden Thema ablegen.
Abbildung 6 – Auf der Themenseite werden alle relevanten Lernmaterialien abgelegt
Wenn man während der Weiterbildung Neuigkeiten über ein gewisses Thema erfährt, kann man diese einfach mit den Kollegen teilen, indem diese in eine passende News-Liste eingetragen werden.
Durch Pluralsight, Treehouse und anderen Anbietern von Videokursen ist die Weiterbildung mittlerweile auch mittels Videos normal geworden.
Wenn man als Mitarbeiter ein Video gut einstuft, kann das Video als Link in eine Video-Liste eintragen werden und von anderen bewertet werden. Somit erleichtert man den Kollegen den Einstieg in das Thema. Sollte man dazu selbst eine Präsentation vorbereitet haben, kann auch diese mit den Kollegen geteilt werden, indem das Video in SharePoint hochgeladen wird. Wenn mir als Mitarbeiter ein Video gefällt, kann ich über die Bewertungsfunktion meine Meinung zum Video abgeben.
An dieser Stelle könnte man auch eine „Merkzettel“-Funktion integrieren, damit der Mitarbeiter Videos zu einem späteren Zeitpunkt anschauen kann.
Abbildung 7 – Eine Übersicht über eingestellte Videos mit den dazugehörigen Übungen
In Abbildung 7 sieht man z.B ein Einstiegsvideo zum Thema C#. Nutzer des Portals haben die Möglichkeit, dem Video Dokumente zuzuordnen. Das bedeutet, dass beispielsweise Übungsaufgaben direkt einem Video zugewiesen werden können.
Durch das Einstellen von Übungen zu einem Video setzen sich Ihre Mitarbeiter näher mit dem Thema auseinander und liefern den Kollegen Aufgaben im Bereich der Weiterbildung.
Neben Videos und Übungen, werden auch Lernmaterialien in Form von E-Books bereitgestellt. Denn auch diese haben sich im Laufe der Jahre durchgesetzt. Sie sind nicht nur für das Lernen wichtig, sondern auch für das Tagesgeschäft, da dort auch häufig auf Fachliteratur zugegriffen werden muss.
Besteht zu einem gewissen Thema Diskussionsbedarf, kann man mithilfe der Social-Features Abhilfe schaffen. Hier können Ihre Mitarbeiter ihre Probleme der Community mitteilen und zusammen mit ihr Lösungsansätze erarbeiten. Für Interessierte ist auch möglich, das entsprechende Forum über die „Benachrichtigen“-Funktion zu abonnieren. Somit bleibt man immer auf dem Laufenden!
Abbildung 8 – Mit dem Forum können die Nutzer Fragen an die Community stellen
Beispiele zur Lösung konkreter Probleme:
– Sie benötigen Hilfestellung oder Feedback zu einem bestimmten Thema?
Stellen Sie den Nutzern Foren zur Verfügung.
– Sie kennen sich mit einem bestimmten Thema sehr gut aus? Abonnieren Sie das jeweilige Forum
mit der „Benachrichtigen“ -Funktion und greifen Sie Ihren Kollegen unter die Arme.
Dies sind nur ein paar der Möglichkeiten die Sie mit SharePoint haben. Gerne geben wir Ihnen einen Überblick über die vielfältigen Möglichkeiten und beraten Sie bei der Umsetzung Ihres Ausbildungsportals.