Der Microsoft SharePoint Server ist viel mehr als reines Intranet Portal. Unter dem Begriff der Zusammenarbeit verbirgt sich ein System, dass vielfältig eingesetzt werden kann. In unserer mehrteiligen Blog-Serie möchten wir Sie über diese Möglichkeiten informieren.
Teil 10: Die Teamseite
Was liegt bei der Verwendung von SharePoint als Intranet näher als auch den einzelnen Teams des Unternehmens die Möglichkeit zu geben, sich den Kollegen zu präsentieren?
Heute möchten wir Sie über eine von vielen Möglichkeiten informieren, wie eine solche Teamseite aufgebaut werden kann.
Ihr Unternehmen hat verschiedene Abteilungen, und nicht nur ihre neuen Kollegen haben häufig Probleme den richtigen Ansprechpartner zu finden?
Wieso richtigen wir dann nicht einfach eine Teamseite ein, hier können die Kollegen des entsprechenden Teams angezeigt werden. Beim Klick auf eine Person wird man automatisch auf die MySite weitergeleitet, wo man weitere Informationen und Kontaktdaten finden kann.
Abbildung 1: Übersicht der Teamseite + Kontaktdaten + Newsfeed
Hierfür wird lediglich der Benutzerprofildienst benötigt, welcher ab der Standard-Version des SharePoint 2013 zur Verfügung steht.
Bei einem konfigurierten Benutzerprofildienst, werden die ActiveDirectory Profile der User in eine SharePoint Datenbank geschrieben. Auf diese Weise kann die Suche die so abgelegten Informationen problemlos indizieren und bei Bedarf abrufen.
Um die entsprechenden Kollegen auf der jeweiligen Teamseite anzuzeigen, wird hier ein Suchergebnis-Webpart hinterlegt. In der Abfrage wird hier auf das entsprechende Team gefiltert.
Warum verwenden wir hierbei ein Suchergebnis-Webpart?
Die Suche indiziert in regelmäßigen Abständen alle Inhalte des SharePoint. So werden Änderungen, die User an ihren Profilen vornehmen, in kürzester Zeit ohne manuelle Anpassungen auf die Teamseite übertragen.
Zusätzlich kann die Teamseite durch z.B. einen Newsfeed oder eine FAQ abgerundet werden, um den Besuchern aktuelle Neuigkeiten zu präsentieren, oder häufig gestellte Fragen schnell zu beantworten.
Anpassungen an Benutzerprofilen
Im Benutzerprofildienst werden die grundsätzlichen Verbindungsinformationen zum Domänencontroller hinterlegt.
Dabei werden diverse, Standard, Benutzereigenschaften der User in den SharePoint synchronisiert.
Abbildung 2: kurzer Auszug aus den standard-Benutzereigenschaften
Zusätzlich kann man benutzerdefinierte Eigenschaften erstellen, um so weitere Informationen über einen Nutzer zu sammeln. Der Benutzer erhält so die Möglichkeit z.B. seine Kenntnisse oder Spezialisierungen zu pflegen:
Abbildung 3: Beispiel für Benutzerdefinierte Eigenschaften
Diese Eigenschaften können auch für die Suche indiziert werden. So kann man in der Personensuche einfach nach „Reklamation“ oder „Verträge“ suchen, und findet sofort einen passenden Ansprechpartner der einem bei seinen Fragen weiterhelfen kann.
Ein weiteres Szenario wäre z.B.: Das Hinzufügen einer Eigenschaft „Ehrenamt“. Hier könnten der Sportbeauftrage, der Brandschutzbeauftrage oder der Ersthelfer markiert, und ganz einfach über die Suche gefunden werden.
Diese Darstellung der Teamseiten ist nur eines von unzähligen Beispielen. Gerne können Sie sich bei uns melden, damit wir gemeinsam Ihre Wünsche aufnehmen können, um Ihnen eine individuelle Lösung präsentieren zu können.