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Mit Microsoft Project wurde das Portfolio von S&L erweitert. In diesem mehrteiligen Blog möchten wir unsere Erfahrungen mit Project teilen und Anregungen schaffen.

Teil 1: Project 2016 – Was ist neu?

Mit dem ersten Teil dieser Serie widmen wir uns den Neuerungen der Project 2016 – Version. Sie bietet Ihnen nicht nur die vertrauten Funktionen und Features, sondern auch einige Verbesserungen und neue Features. Diese möchten wir Ihnen kurz vorstellen:

Flexiblere Zeitachsen

Mit Project 2013 war es bereits möglich, den Projektverlauf grafisch darzustellen. Je nach Umfang des Projekts wurde die Zeitachse jedoch mit der Zeit sehr unübersichtlich.

Die neue Project-Version unterstützt nun mehrere Zeitachsen, sodass man den Projektverlauf auf unterschiedlichen Ebenen darstellen kann. Neu ist auch, dass man den angezeigten Datumsbereich einstellen kann, sodass man nur einen bestimmten Zeitraum betrachten kann.

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Abbildung 1- Mit flexiblen Zeitachsen kann der Projektverlauf grafisch detailliert dargestellt werden

Suchfunktion „Tell me“

„Tell me“ – Eine Funktion, die es damals in einer etwas abgewandelten Form gab. Alteingesessene Office-User können sich bestimmt noch an Clippy erinnern, die hilfsbereite Büroklammer. Clippy war Project 2eine sehr aufdringliche Funktion und war deshalb nicht sonderlich beliebt. Deshalb hat sich Microsoft irgendwann von dieser Büroklammer getrennt. „Tell me“ ist eine wesentlich ruhigere, aber dennoch nützliche Funktion, die als einfach zu bedienendes Tool Hilfestellung innerhalb des Dokuments gibt. Es erleichtert den Überblick über die Vielzahl der doch komplexen Funktionalitäten und ist für Einsteiger nicht auszudenken. Sollte ein User einen bestimmten Befehl suchen, kann er diesen einfach in die „Tell me“-Leiste eingeben und erhält alle Optionen, die zu dem Befehl passen. An dieser Stelle werden auch Verweise auf eventuelle Hilfe-Seiten aufgeführt.

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Abbildung 2- Tell me want you want to do

Office-Addins für Project

Office-Addins sind Erweiterungen, die aus dem Office-Store heruntergeladen werden können und zu Project hinzugefügt werden. Damit ist es möglich, Project an seine eigenen Bedürfnisse anzupassen. Mit dem Release von Project 2016 ist es dann sogar möglich, Add-Ins mit Lese- und Schreibzugriff zu entwickeln und in Project einzubinden, sodass man die Funktionspalette von Project noch weiter ausdehnen kann.

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Abbildung 3- Über den Office-Store können Add-Ins bezogen werden

Ressourcenplanung

Mit den sogenannten „Resource-Engagements“ können nun bei der Projektplanung Ressourcen angefragt werden. Diese Anfragen werden anschließend von den jeweiligen Teamleitern bearbeitet. Durch diesen Dialog zwischen Projektleitern und Teamleitern wird die Zusammenarbeit unterstützt. Damit fallen zusätzliche Tools für das Ressourcen-Management raus.
Project 5Abbildung 4- Ressourcen hinzufügen

In Abbildung 4 kann man sehen, wie der Projektleiter eine Ressource anfordert. Mit einem Klick auf den OK-Button wird nun eine Anfrage an den Teamleiter geschickt.

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Abbildung 5- In der Ressourcen-Übersicht können die Anfragen bearbeitet werden

Anschließend kann der Teamleiter die Anfragen bearbeiten. Er hat die Möglichkeit, die Anfrage zu bestätigen, oder abzulehnen. Zusätzlich ist auch möglich, bei der Bearbeitung der Anfrage einen Kommentar zu hinterlassen. Das rundet die Dokumentation der Ressourcen-Freigaben ab.

Reporting

Durch die Integration von Project Server 2016 und Project Online in Power BI ist es möglich, auf Basis der Project-Daten Berichte/Reports zu erstellen. Die Benutzer können ein eigenes Dashboard anlegen und somit alle für sie relevanten Daten grafisch aufbereiten, ohne Excel verwenden zu müssen.

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Abbildung 6 Demo von Microsoft’s Power BI in Kombination mit Project 2016 (Quelle: Präsentation von der Ignite vom 08.05.2015, Referent: Sajan Parihar)

Fazit

Mit den neuen Zeitachsen, der „Tell me“-Funktion und vielen weiteren Features bietet Project 2016 vielerlei Funktionen, die ein wenig mehr Übersicht in das Projektmanagement mit Project geben und die dem Benutzer die Bedienung einfacher gestaltet. Interessant wird auch der Bereich Add-In-Entwicklung werden.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen Einblick in Project 2016 geben und sind gespannt, was die Zukunft mit sich bringt.

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