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Aktuell noch in der Preview, aber schon bald fester Bestandteil von Office 365, der „Planner“.

Wenn Sie bereits Office 365 Nutzer sind, haben Sie bestimmt schon die ein oder andere Ankündigung hierzu erhalten. Doch was ist eigentlich der O365 Planner und wofür kann dieser eingesetzt werden. Dem möchten wir in diesem kurzen Artikel auf den Grund gehen.

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Abbildung 1: Der Planner in O365

Auch wenn der Planner in anderen Artikeln häufig mit einer Projektmanagementlösung gleichgesetzt wird, ist er letztendlich „nur“ eine Aufgabenverwaltung. Doch diese hat es in sich:

Wie der Name schon sagt, wird in dieser App mit sogenannten „Plänen“ gearbeitet. Dies kann z.B. ein Plan für eine Veranstaltung oder eine Marketingkampagne sein. Hier sind keine Grenzen gesetzt.

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Abbildung 2: Erstellen eines neuen Plans

Zu einem Plan können verschiedene „Buckets“ hinzugefügt werden. Hiermit kann ein Plan z.B. in verschiedene Phasen unterteilt werden. In folgendem Beispiel wird ein Plan für die ein anstehendes Firmenjubiläums unseres Beispielmandanten in die Buckets „Vorbereitung“, „Durchführung“ und „Nachbereitung“ unterteilt.

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Abbildung 3: Plan mit verschiedenen Buckets

Zu jedem dieser Buckets können Aufgaben angelegt werden. Hierfür ist generell nur ein Aufgabentitel erforderlich. Die Aufgaben können jedoch auch weiter spezifiziert werden. So ist es unter anderem möglich diese einem Mitarbeiter / Teilnehmer des Plans zuzuweisen, eine Beschreibung zu pflegen, eine Checkliste und Anlage zu hinterlegen oder auch verschiedenfarbige Markierungen hinzuzufügen.

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Abbildung 4: Detailinformationen zu einer Aufgabe

Die Mitarbeiter / Teilnehmer eines Plans erhalten die zugewiesenen Aufgaben in einer separaten Übersicht und können diese so komfortabel abarbeiten.

In einer weiteren Übersicht kann dann der Gesamtstatus der Pläne betrachtet werden.

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Abbildung 5: Planner Hub

Darüber hinaus können weitere Details in Form von Diagrammen eingesehen und OneNote Notizbücher hinterlegt werden.

Da im Hintergrund für einen Plan eine O 365 Gruppe angelegt wird, ist es möglich über die Outlook App Gruppenunterhaltungen etc. zu führen.

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Abbildung 6: Gruppendiskussion über die Outlook App

Ein Austausch von Informationen ist so komfortabel möglich.

Zusammenfassend ist zu sagen, dass der Planner, wie oben erwähnt, keine Projektverwaltung ist. Hierfür fehlen essentielle Punkte wie ein Vorgangsplan, eine Ressourcenverwaltung und vieles mehr. Gegenüber einer SharePoint Aufgabenliste gibt es jedoch durch die Übersichten, die vereinfachte Pflege und die Integration mit Office Groups einige Mehrwerte.

Der Planner ist eine App für die schnelle und einfache Aufgabenverwaltung, beispielsweise in Vertriebsteams und funktioniert bereits in der Preview ausgesprochen gut.

Wir sehen den Planner als eine weitere, sinnvolle Ergänzung für Ihre O365 Umgebung, auf die Sie sich schon jetzt freuen können.

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