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Eintragung von Terminen in den Kalender eines Benutzers

Der nachfolgende Blogartikel beschreibt ein mögliches Zusammenspiel zwischen Daten aus Workflows der ControlSeries sowie Outlook bzw. Exchange (ab der Version 2010).

Durch Erweiterung der ControlSeries ist es möglich, Termine aus Workflows in den Kalender eines Benutzers automatisch zu übertragen. Somit hat der Anwender stets eine Übersicht über alle anstehenden Termine in seinem persönlichen Kalender und ein manuelles Abgleichen der Daten bzw. Nachschlagen in verschiedenen Ordnungssystemen entfällt.

Dieses Zusammenspiel soll in den nachfolgenden Zeilen am Beispiel der Terminkoordination für einen Außendienstmitarbeiter veranschaulicht werden:

Im Rahmen eines Prozesses zur Kundenbetreuung vereinbaren Mitarbeiter des Vertriebsinnendienstes Kundentermine für Außendienstmitarbeiter. Der Vertriebsinnendienst koordiniert also die Einsätze der Außendienstmitarbeiter.

In einem ersten Schritt vereinbart der Vertriebsinnendienst einen Termin mit dem Kunden. Diesen Vorortbesuch teilt er einem Mitarbeiter des Außendienstes zu. Im Hintergrund wird der Termin nun in den Kalender des Außendienstmitarbeiters eingetragen. Da der Termin noch nicht bestätigt ist, wird der Eintrag mit dem Status „unter Vorbehalt“ im Kalender gekennzeichnet.

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Abbildung 1: Koordination Kundentermin

Nach Abschluss des Tickets bekommt der Außendienstmitarbeiter einen Folgeschritt zugewiesen. In diesem Teilschritt wird der Mitarbeiter um die Bestätigung des Termins gebeten. Ebenso ist es möglich, den Termin nochmals zu korrigieren. Durch Erledigung dieses Schrittes wechselt der Kalendereintrag vom Status „unter Vorbehalt“ in den Status „Abwesend“.

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Abbildung 2: Bestätigung Kundentermin

Somit sind die im Prozess hinterlegten Termine sowie die persönlichen Kalender der Mitarbeiter steht’s synchron.

 

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