Inhaltsverzeichnis
Neues Ticket von Typ Prozess „Neuer Mitarbeiter“
Schritt: Erfassung des Starttickets
- Zugriff kann auf bestimmte Mitarbeitergruppen/Mitarbeiter beschränkt werden
- Auswahl der Abteilung über eine standardisierte Liste (automatisch mit dem AD abgeglichen oder manuell gepflegt).
Diese Liste kann dann in allen Workflows oder Ticket-Vorlagen wiederverwendet werden. - Bei Auswahl von „Azubi, Vollzeit oder Teilzeit“ erscheint die Softwareauswahl.
- Erfassung der relevanten Daten für einen neuen Mitarbeiter
- Durch Klick auf „Ok“ wird der Prozess gestartet und die Folgeschritte werden erstellt.
Prozess-Schritt 1
Schritt: Prüfung der Daten
- Zusammenfassung der wichtigsten Daten im oberen Bereich
- Bei „Genehmigung: Nein“ Feedback an den Ersteller
- Auswahl des Teamleiters aus der im Vorfeld ausgewählten Abteilung (bekommt anschließend Benachrichtigung)
- Über die Schaltfläche „Workflowfelder“ kann das Startticket eingesehen werden
Automatisierte Mail an Beteiligte
AD-Account anlegen
Prozess-Schritt 2
Schritt: AD-Account anlegen
- Folgeschritt an die IT zwecks Einrichtung Benutzerzugang und E-Mail-Account
- Schaltfläche „Workflowfelder“ zeigt die Daten aus dem Startticket sowie dem Schritt „Prüfung der Daten“
Prozess-Schritt 3
Schritt: SAP-Account anlegen
- Wird parallel zu dem 3. Schritt ausgeführt, falls im 1. Schritt die Option „SAP-Login“ aktiviert wurde
- SAP-Admins richten das SAP-Konto für den neuen Mitarbeiter ein
Prozess-Cockpit
Generell: Status überwachen
- Nachvollziehbarkeit zu jedem Zeitpunkt möglich
- Zeitstempel der einzelnen Schritte können auch im Bereich QS/QM als Nachweis genutzt werden (Revision, Audit, etc.)
Automatisierte Mail an Teamleiter / Mitarbeiter
Schritt: Mail an Teamleiter / Mitarbeiter
- Wenn die Schritte 3 und 4 abgeschlossen sind, wird eine E-Mail an den Teamleiter verschickt
- Teamleiter wurde im Schritt 2 festgelegt
- E-Mail an den Mitarbeiter kann weitere Dokumente wie z.B. Betriebsvereinbarung oder Datenschutzrichtlinie beinhalten
Möglichkeiten / Anmerkungen:
- Dateianhänge in jedem Schritt möglich
- Designer des Workflows legt fest, in welchen Schritten Dateianhänge erscheinen sollen
- Verwendung von vordefinierten Listen möglich manuell erstellt/gepflegt oder autom. ausgelesen/aufbereitet (Beispiel: Mitarbeiter oder Abteilungen)
- Individuelle Zugriffssteuerung auf einzelne Teilschritte des Workflows
- Alle Funktionen des Standard-Tickets (Anhänge, Aktivitäten, Eskalationen, etc.) stehen auch in Workflows zur Verfügung
- Definition von Abhängigkeiten zwischen Feldern möglich
- Daten können per Schnittstelle/Service mit Personalsoftware abgeglichen werden