Neues Ticket von Typ Prozess „Neuer Mitarbeiter“

Schritt: Erfassung des Starttickets

• Zugriff kann auf bestimmte Mitarbeitergruppen/Mitarbeiter beschränkt werden
• Auswahl der Abteilung über eine standardisierte Liste (automatisch mit dem AD abgeglichen oder manuell gepflegt).
  Diese Liste kann dann in allen Workflows oder Ticket-Vorlagen wiederverwendet werden.
• Bei Auswahl von „Azubi, Vollzeit oder Teilzeit“ erscheint die Softwareauswahl.
• Erfassung der relevanten Daten für einen neuen Mitarbeiter
• Durch Klick auf „Ok“ wird der Prozess gestartet und die Folgeschritte werden erstellt.

 

Prozess-Schritt 1

Schritt: Prüfung der Daten

• Zusammenfassung der wichtigsten Daten im oberen Bereich
• Bei „Genehmigung: Nein“ Feedback an den Ersteller
• Auswahl des Teamleiters aus der im Vorfeld ausgewählten Abteilung (bekommt anschließend Benachrichtigung)
• Über die Schaltfläche „Workflowfelder“ kann das Startticket eingesehen werden

 

Automatisierte Mail an Beteiligte

AD-Account anlegen

 

Prozess-Schritt 2

Schritt: AD-Account anlegen

• Folgeschritt an die IT zwecks Einrichtung Benutzerzugang und E-Mail-Account
• Schaltfläche „Workflowfelder“ zeigt die Daten aus dem Startticket sowie dem Schritt „Prüfung der Daten“

 

Prozess-Schritt 3

Schritt: SAP-Account anlegen

• Wird parallel zu dem 3. Schritt ausgeführt, falls im 1. Schritt die Option „SAP-Login“ aktiviert wurde
• SAP-Admins richten das SAP-Konto für den neuen Mitarbeiter ein

 

Prozess-Cockpit

Generell: Status überwachen

• Nachvollziehbarkeit zu jedem Zeitpunkt möglich
• Zeitstempel der einzelnen Schritte können auch im Bereich QS/QM als Nachweis genutzt werden (Revision, Audit, etc.)

 

Automatisierte Mail an Teamleiter / Mitarbeiter

Schritt: Mail an Teamleiter / Mitarbeiter

• Wenn die Schritte 3 und 4 abgeschlossen sind, wird eine E-Mail an den Teamleiter verschickt
• Teamleiter wurde im Schritt 2 festgelegt
• E-Mail an den Mitarbeiter kann weitere Dokumente wie z.B. Betriebsvereinbarung oder Datenschutzrichtlinie beinhalten

 

Möglichkeiten / Anmerkungen:

• Dateianhänge in jedem Schritt möglich
• Designer des Workflows legt fest, in welchen Schritten Dateianhänge erscheinen sollen
• Verwendung von vordefinierten Listen möglich manuell erstellt/gepflegt oder autom. ausgelesen/aufbereitet (Beispiel: Mitarbeiter oder Abteilungen)
• Individuelle Zugriffssteuerung auf einzelne Teilschritte des Workflows
• Alle Funktionen des Standard-Tickets (Anhänge, Aktivitäten, Eskalationen, etc.) stehen auch in Workflows zur Verfügung
• Definition von Abhängigkeiten zwischen Feldern möglich
• Daten können per Schnittstelle/Service mit Personalsoftware abgeglichen werden

 

Ablaufdiagramm: