S&L_Post_CS-Neuer-Mitarbeiter_0516[1]

Neues Ticket von Typ Prozess „Neuer Mitarbeiter“

1Schritt: Erfassung des Starttickets

  • Zugriff kann auf bestimmte Mitarbeitergruppen/Mitarbeiter beschränkt werden
  • Auswahl der Abteilung über eine standardisierte Liste (automatisch mit dem AD abgeglichen oder manuell gepflegt).
    Diese Liste kann dann in allen Workflows oder Ticket-Vorlagen wiederverwendet werden.
  • Bei Auswahl von „Azubi, Vollzeit oder Teilzeit” erscheint die Softwareauswahl.
  • Erfassung der relevanten Daten für einen neuen Mitarbeiter
  • Durch Klick auf „Ok” wird der Prozess gestartet und die Folgeschritte werden erstellt.

 

Prozess-Schritt 1

Bild_01Schritt: Prüfung der Daten

  • Zusammenfassung der wichtigsten Daten im oberen Bereich
  • Bei „Genehmigung: Nein“ Feedback an den Ersteller
  • Auswahl des Teamleiters aus der im Vorfeld ausgewählten Abteilung (bekommt anschließend Benachrichtigung)
  • Über die Schaltfläche „Workflowfelder“ kann das Startticket eingesehen werden

 

Automatisierte Mail an Beteiligte

2AD-Account anlegen

 

Prozess-Schritt 2

Bild_02Schritt: AD-Account anlegen

  • Folgeschritt an die IT zwecks Einrichtung Benutzerzugang und E-Mail-Account
  • Schaltfläche „Workflowfelder“ zeigt die Daten aus dem Startticket sowie dem Schritt „Prüfung der Daten“

 

Prozess-Schritt 3

Bild_03Schritt: SAP-Account anlegen

  • Wird parallel zu dem 3. Schritt ausgeführt, falls im 1. Schritt die Option „SAP-Login“ aktiviert wurde
  • SAP-Admins richten das SAP-Konto für den neuen Mitarbeiter ein

 

Prozess-Cockpit

Prozess-CockpitGenerell: Status überwachen

  • Nachvollziehbarkeit zu jedem Zeitpunkt möglich
  • Zeitstempel der einzelnen Schritte können auch im Bereich QS/QM als Nachweis genutzt werden (Revision, Audit, etc.)

 

Automatisierte Mail an Teamleiter / Mitarbeiter

WillkommenSchritt: Mail an Teamleiter / Mitarbeiter

  • Wenn die Schritte 3 und 4 abgeschlossen sind, wird eine E-Mail an den Teamleiter verschickt
  • Teamleiter wurde im Schritt 2 festgelegt
  • E-Mail an den Mitarbeiter kann weitere Dokumente wie z.B. Betriebsvereinbarung oder Datenschutzrichtlinie beinhalten

 

DesignMöglichkeiten / Anmerkungen:

  • Dateianhänge in jedem Schritt möglich
  • Designer des Workflows legt fest, in welchen Schritten Dateianhänge erscheinen sollen
  • Verwendung von vordefinierten Listen möglich manuell erstellt/gepflegt oder autom. ausgelesen/aufbereitet (Beispiel: Mitarbeiter oder Abteilungen)
  • Individuelle Zugriffssteuerung auf einzelne Teilschritte des Workflows
  • Alle Funktionen des Standard-Tickets (Anhänge, Aktivitäten, Eskalationen, etc.) stehen auch in Workflows zur Verfügung
  • Definition von Abhängigkeiten zwischen Feldern möglich
  • Daten können per Schnittstelle/Service mit Personalsoftware abgeglichen werden

 

Ablaufdiagramm:

S&L_Infografik-Neuer-Mitarbeiter_0516_V2[1]

Schlagwörter: Ticketsystem | Workflow
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