[ivory-search id="214639" title="DIVI Header Search Form"]

Wenn man sich mit Microsoft Office 365 beschäftigt wird man früher oder später über die sogenannten O365 Groups „stolpern“. Groups wurden nach und nach in die O365 Welt integriert, doch was verbirgt sich überhaupt hinter diesem Konstrukt?

Alle die mit dem Active Directory, Exchange oder auch SharePoint arbeiten kennen das ein oder andere Gruppenkonzept, seien es Sicherheitsgruppen, Verteilergruppen, SharePoint Gruppe etc. Oftmals lehnen sich diese Gruppen an die Unternehmensstruktur bzw. an das Organigramm des Unternehmens an.

Mittels Microsoft Office 365 Groups können sehr flexibel Interessensgemeinschaften im Unternehmen gebildet werden. Hiermit können sich beispielsweise Arbeitsgruppen oder auch Projektgruppen schnell zusammenfinden und gemeinsam kommunizieren oder an Dokumenten arbeiten.

Wo werden diese Groups derzeit in Office365 eingesetzt?

Vor allem im Bereich Outlook und OneDrive bieten die Groups bereits jetzt einen großen Mehrwert. In O365 können hier Gruppenunterhaltungen geführt und auch Gruppenkalender bearbeitet werden.

20160603_0836421_Screenshot

Abbildung 1: O365 Groups Gruppenunterhaltung

Jede Gruppe erhält darüber hinaus eine eigene „One Drive For Business Umgebung“ um Dokumente gemeinsam zu bearbeiten und zu teilen.

20160603_0846436_Screenshot

Abbildung 2: O365 Groups OneDrive For Business

Des Weiteren ist bereits ein neues Produkt der sogenannte Planner am Start. Über dieses Produkt haben wir bereits in einem früheren Artikel berichtet. Mittels Planner können Gruppenaufgaben verwaltet werden.

Ein Beispiel könnte eine Veranstaltungsplanung darstellen. Für die Veranstaltung wird eine neue Gruppe angelegt. Mittels Gruppenunterhaltungen und Gruppenkalender können Themen und Termine vereinbart, in OneDrive können Einladungen, Agenda und sonstige Dokumente abgelegt und im Planner die Aufgaben zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung geplant und bearbeitet werden. Nach Durchführung der Veranstaltung kann die Gruppe wieder aufgelöst werden.

Gruppenunterhaltungen können neben der Möglichkeit innerhalb der Online Variante auch im Outlook 2016 Client geführt werden.

Was bringt die Zukunft?

Wenn man sich die O365 Roadmap von Microsoft anschaut kann man sehen, dass an vielen Erweiterungen in diesem Bereich gearbeitet wird. Einige davon sind für einen strukturierten Einsatz von Groups, um beispielsweise auch mit festen Teams / Abteilungen zu arbeiten, unserer Ansicht nach sinnvoll und teilweise auch erforderlich.

Beispielsweise soll zukünftig definiert werden können, wer Gruppen anlegen darf und wie diese benannt werden. Ungenutzte Gruppen sollen automatisiert gelöscht werden oder auch wieder aus einer Art „Papierkorb“ wiederhergestellt werden können. An der fehlenden Integration in Yammer, Delve und SharePoint Online wird ebenfalls gearbeitet.

Gerade die Integration in die neuen Teamsites von SharePoint Online wird die Groups noch einmal deutlich nach vorne bringen.

Falls Sie noch mehr zu Groups oder anderen Themen wissen möchten, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung.

SUPPORT
X
X