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Erst kürzlich haben wir über die Microsoft Power Apps berichtet. Heute möchten wir einen Blick auf Microsoft Flow werfen.

Gerade im SharePoint Umfeld werden sehr gerne Workflows verwendet um Geschäftsprozesse elektronisch zu stützen. Innerhalb von SharePoint lassen sich vielfältige Anwendungsfälle abdecken. Doch was ist wenn ein Geschäftsprozess mehrere Systeme betrifft?

Anwendungsfälle gibt es hier viele. Wenn beispielsweise ein Antrag für einen neuen Mitarbeiter ausgefüllt wird, wäre es doch ideal, wenn dieser auch direkt im CRM System angelegt wird und auch noch ein Kontakt im Mailsystem hinzugefügt wird. Oder wie wäre es wenn neue Lehrvideos hochgeladen und automatisiert eine Ankündigung auf der Startseite im Intranet angelegt wird?

In der Cloud wird genau dies von Microsoft Flow adressiert.

Hierzu ein kleines Beispiel:

Im Intranet auf Basis von SharePoint Online wird ein Bereich für Urlaubsanträge angelegt. Hier kann ein Mitarbeiter seinen Eintrag einreichen.

1_Neuer_Urlaubsantrag

Abbildung 1: Neuer Urlaubsantrag

Ziel ist es automatisiert den Urlaubsantrag zu bearbeiten um z.B. für die Personalakte ein Antrag in Dokumentenform anzulegen und die entsprechenden Personen zu informieren.

Nun kann ein neuer Flow angelegt werden:

2_Neuer_Flow

Abbildung 2: Neuer Flow

Wie auch SharePoint Workflows basiert ein Flow auf Bedingungen und Aktionen. Wie in Abbildung 2 ersichtlich gibt es zahlreiche cloudbasierte Systeme die als „Trigger“ dienen können. Ein Trigger ist als auslösendes Ereignis zu verstehen, welches den Flow automatisiert startet. Dies kann ein neuer Eintrag im Dynamics CRM, ein neues Projekt in Project Online, ein neues Video bei Youtube dass einem bestimmten Suchbegriff erfüllt und vieles mehr sein.

In unserem Beispiel wird ein neuer Eintrag in der Urlaubsliste als Trigger verwendet:

3_SharePoint_Online

Abbildung 3: SharePoint Aktionen

Innerhalb eines Flows stehen verschiedenste Daten der vorherigen Schritte zur Verfügung. So haben wir in dem Beispiel in Abbildung 3 stets Zugriff auf die Daten unseres neuen Urlaubsantrages und können so z.B. den Eintrag noch nachträglich bearbeiten.

Wir können aber beispielsweise auch neue Dateien in OneDrive (Personal oder For Business) erzeugen und E-Mails über O365 Outlook versenden:

4_OneDrive_Outlook

Abbildung 4: OneDrive und Outlook Aktionen

Auch hier ist nochmals ersichtlich, dass wir jederzeit Zugriff auf die Daten der vorherigen Aktionen haben und somit auch immer weiter Daten sammeln können. Mit entsprechenden Symbolen wird dabei angezeigt woher die Daten stammen.

Letztendlich können wir unseren Flow speichern und direkt testen.

5_Flow_Durchfuehrung

Abbildung 5: Ausgeführter Flow

Die einzelnen Schritte des Flows wurden erfolgreich durchgeführt. Die Dateien wurden erzeugt und die E-Mail wurde versendet.

Für die spätere Kontrolle kann man auch auf ein Protokoll zurückgreifen:

7_Flows_Protokoll

Abbildung 6: Protokoll

Fazit:

Microsoft Flow ist bereits für sich sehr mächtig. Zusammen mit den Microsoft PowerApps gibt es noch zahlreiche weitere Einsatzbereiche. So könnte man die Urlaubsanträge beispielsweise auch über eine PowerApp über ein Mobilgerät erfassen lassen.

Zukünftig werden sowohl die PowerApps als auch Flow Bestandteil der „Modernen SharePoint Listen“. Einen Ausblick bietet folgender Artikel aus dem Microsoft Office Blog:

Modern SharePoint lists are here—including integration with Microsoft Flow and PowerApps

Microsoft hat mit Flow, PowerApps und der Modernisierung von SharePoint Online drei ganz heiße Eisen im Feuer, die man auf jedem Fall im Blick behalten sollte.

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