112 mit #O365 Teil 1: Personalverwaltung

Oft denkt man bei einer Softwarelösung mit Microsoft SharePoint an einen hohen Invest in Infrastruktur und Lizenzen, der sich nur für große Unternehmen mit entsprechenden Hardware-Kapazitäten rentiert.

Wir zeigen Ihnen, wie man auch als kleines Unternehmen mit geringem Budget und gänzlich ohne eigene Infrastruktur eine weitreichende Softwarelösung mit Microsoft SharePoint zur Bewältigung des Backoffice-Tagesgeschäfts einsetzen kann.

Was sind die Anforderungen?

Der Löschzug Niederbieber-Segendorf der Feuerwehr Neuwied benötigte eine softwareseitige Lösung um den Verwaltungsaufwand im Tagesgeschäft zu optimieren.

Da es sich hierbei um eine ehrenamtliche Organisation handelt, stellt der Kostenfaktor einen wichtigen Stellenwert bei der Auswahl einer Softwarelösung dar. Zusätzlich sollte die Lösung jederzeit mobil erreichbar sein.

Die Lösung lautet hier: Office 365 mit SharePoint Online.

Wo liegen die Vorteile?

Neben der individuellen Anpassbarkeit bietet die Onlineversion den uneingeschränkten Zugriff über eine Internetverbindung ohne eigene Server und VPN-Lösungen.

Durch das Hosting in Microsoft-Rechenzentren ist zusätzlich noch die Ausfallsicherheit und die regelmäßige Datensicherung sichergestellt.

Es können individuell Lizenzen und Ressourcen zu dem bestehenden Plan hinzugebucht oder abbestellt werden.

Was wurde umgesetzt?

Wir haben für diese Blogserie exemplarisch drei Bereiche herausgegriffen. Die Bereiche in SharePoint Online wurden hierbei vollständig mit Bordmitteln umgesetzt.

Teil 1: Personalverwaltung

Die Verwaltung der Einsatzkräfte umfasst nicht nur Pflege der Stammdaten wie Kontaktinformationen, Erreichbarkeiten, Alter … sondern zudem alle für den Dienst relevanten Informationen. Dazu zählen u. A. Laufbahninformationen, Funktionszugehörigkeiten, Aus- & Fortbildungen, Medizinische Nachweise, Ausrüstungen …

Diese Informationen füllten früher stapelweise Aktenordner und Dokumentenregister. Mit SharePoint Online können alle Daten digital abgelegt und von jedem Ort aus abgerufen werden. Papier-Dokumente werden direkt eingescannt und automatisch als PDF im SharePoint abgelegt.

Dem Verlust von Daten wird durch die automatischen Backups im Rechenzentrum hiermit ebenso vorgebeugt.

Zentral und übersichtlich – Alle Daten und Dokumente liegen in zentralen Listen und Bibliotheken. Durch eine effektive Verwendung der SharePoint-Umgebung werden die Informationen dynamisch aufbereitet und zusammengefasst für eine einzelne Person übersichtlich dargestellt.

Gleichzeitig bietet die verwendete Systemstruktur aber auch die Möglichkeit, Informationen eines bestimmten Typs per QuickEdit für viele Personen gleichzeitig zu pflegen.

Kein Datum mehr verpassen – bei über 40 Personen kann das ein oder andere wichtige Datum mal überlesen werden. Der SharePoint erinnert automatisch per Workflow an wichtige Termine.

Berichte – Und wenn doch nicht gänzlich auf Ausdrucke verzichtet werden kann, wird über einen Bericht das vollständige Personaldatenblatt zu Papier gebracht.

Wie kam die Feuerwehr auf SharePoint?

Wir bei S&L beraten, begleiten und unterstützen unsere Kunden bei der Wahl der richtigen Lösung zur Optimierung ihrer Geschäftsprozesse im IT-Umfeld.

Fertige Softwarelösungen gibt es natürlich auch für die Feuerwehr in rauen Mengen und unterschiedlichsten Preisspannen am Markt. Aber auch hier stellen sich wieder dieselben Fragen wie bei den meisten Unternehmen:

Deckt eine der Lösungen meine Anforderungen vollständig ab oder muss ich meine Geschäftsprozesse doch der Software angleichen?

Oder erfinde ich das Rad zum 100. Mal neu und entwickle eine Lösung von Grund auf neu?

Oder … ich verwende eine Plattform, wie Microsoft SharePoint, als Grundlage die einen Großteil der Anforderungen bereits liefert und die ich unkompliziert exakt meinen Bedürfnissen und meinen Geschäftsprozessen angleichen kann.

Wenn man nun beruflich als SharePoint Consultant bei S&L und ehrenamtlich als stellv. Löschzugführer bei der Feuerwehr Niederbieber-Segendorf tätig ist, liegt die Lösung quasi auf der Hand 😊.

In Teil 2 geht es um die Einsatzverwaltung mit SharePoint…