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Im ersten Teil dieser Blogserie haben wir gezeigt, wie es mit SharePoint Online möglich ist, recht schnell eine mächtige Personalverwaltung umzusetzen.

In diesem Teil zeigen wir, wie die das Backoffice bei Feuerwehreinsätzen optimiert werden kann.

Einsatzberichte

Über jeden Einsatz muss ein Bericht erstellt und an die übergeordnete Behörde gesendet werden. Die Berichte bestehen aus mehreren vordefinierten Formularen, ggfs. Skizzen, Fotos oder zusätzlichen Dokumenten.

Alle wiederkehrenden Vorlagen liegen hierbei an einem zentralen Speicherort im SharePoint. Dadurch ist immer die aktuellste Version einer Vorlage systemweit verfügbar und schnell aktualisierbar.

Für jeden Bericht wird eine Dokumentenmappe erstellt. Hierbei können automatisch alle Berichtsdokumente automatisiert erstellt und in der Mappe zur Bearbeitung abgelegt werden.

Die Bearbeitung der Dokumente kann klassisch über Word bzw. Excel oder direkt im Browser über die Online-Editionen erfolgen.

Die Dokumente können digital signiert, als PDF-Dokument zusammengefasst und automatisch an die übergeordnete Behörde übermittelt werden.

Durch Verschlagwortung der einzelnen Einsätze können zusätzlich detaillierte Auswertungen erstellt werden.

Im dritten und letzten Teil geht es dann um die Inventarverwaltung…

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