In den ersten beiden Teilen haben wir gezeigt, wie mit SharePoint Online die Personalverwaltung und die Einsatzverwaltung optimiert werden kann.
Im letzten Teil zeigen wir, wie mit SharePoint Online und Microsoft PowerApps die Materialflut im Zaum gehalten werden kann.
Ein Beispiel vorweg: 40 Personen = 40 x persönliche Schutzausrüstung (Schutzhelm, für unterschiedliche Einsatzlagen: Einsatz-jacken,- hosen, -stiefel, -handschuhe…). Wir kommen hierbei schon auf über 300 Gegenstände nur für das Personal. Hinzu kommen natürlich noch die gesamte technische Ausrüstung und das gesamte Backoffice.
Man kommt somit ohne Weiteres auf mehrere tausend Gegenstände. All diese Gegenstände müssen regelmäßig technisch und funktionell überprüft werden.
An einer Inventarisierungslösung führt somit kein Weg vorbei. Der Markt bietet hier die vielfältigsten Lösungen. Aber auch dies kann mit SharePoint effektiv gelöst werden:
Der SharePoint bietet standardmäßig die Möglichkeit eindeutige Nummern sowie Barcodes zu generieren. Verwendet man diese Funktion in einer Liste mit zusätzlichen Stammdaten wie Anzahl, Lagerort, Bezeichnung, Kategorie … wurde der Grundstein für eine schlanke Inventarverwaltung bereits geschaffen:
Je nach Eintrag können weitere spezifische Metadaten aus Stammdatenlisten herangezogen werden:
Alle Barcodes werden auf extrem widerstandsfähige Etiketten gedruckt und auf dem gesamten Inventar aufgeklebt.
Zum Einlesen eines Barcodes wird ein herkömmliches Smartphone anstelle eines Barcode-Scanners verwendet. Eine mobile Anwendung basierend auf Microsoft PowerApps bietet die Möglichkeit Barcodes über die Smartphone-Kamera einzulesen.
Die Anwendung fragt automatisch die Informationen, anhand der gescannten Barcode-ID, ab und zeigt diese direkt im Smartphone an.
Zusätzlichen Erweiterungen wie der Bearbeitung dieser Informationen, Prüfdatenerfassung etc. sind hier natürlich keine Grenzen gesetzt.
Was kommt als nächstes?
SharePoint Online wird mittlerweile als zentrale Softwarelösung in der Feuerwehr Niederbieber-Segendorf eingesetzt. Diverse Prozesse werden hierüber bereits gesteuert und einige stehen noch an. Wir halten Sie hier natürlich auf dem Laufenden.
Fazit
SharePoint als Mittel der Wahl lag auf der Hand. Aber dieses Projekt zeigt wieder einmal auf, wie mit einem minimalen Invest mittels Office 365 und SharePoint Online eine langlebige und individuell zugeschnittene Lösung für die unterschiedlichsten Branchen etabliert werden. Notwendige Verwaltungstätigkeiten können mit SharePoint effektiv unterstützt oder automatisiert werden um sich auf das Kerngeschäft; oder wie im Fall der Feuerwehr Niederbieber-Segendorf, auf den Hauptaufgabenbereich konzentrieren zu können.