Microsoft Office 365 externe Freigaben per One Time Code

Office 365 One Time Code Externe Freigaben

Microsoft Office 365 externe Freigaben per One Time Code

Mittels Microsoft Office 365 wurde uns das Teilen von Dokumenten mit Kunden, Partner oder generell Personen außerhalb unserer Organisation, bereits seit einiger Zeit deutlich vereinfacht.

Geht es denn ggfs. noch einfacher und schneller? Der Frage möchten wir hier nachgehen.

Bisher war es für Externe immer notwendig über einen Microsoft-Account zu verfügen, um auf Inhalte in Microsoft Office 365 zugreifen zu können. Dieser Umstand hat bisher das Teilen von Inhalten z.B. aus SharePoint Online oder OneDrive heraus erschwert. Denn auch heute hat noch nicht jeder einen Microsoft Account und oder möchte diesen nicht einrichten.

Microsoft hat sich hier etwas einfallen lassen und bietet nun eine einfachere Möglichkeit zum Zugriff auf Dokumente.

One Time Zugriffscodes in Microsoft Office 365

Bereits Anfang des Jahres hat Microsoft damit begonnen, eine neue Authentifizierungsmöglichkeit für die „First Release“ Kandidaten zu verteilen. Nach und nach wurde dieses Feature ab März dann auch auf allen Microsoft Office 365 Umgebungen ausgerollt.

Doch welchen Vorteil habe ich damit nun?

Wie erwähnt war es bisher immer zwingend notwendig über einen Microsoft-Account zu verfügen, wenn ich auf Inhalte aus Microsoft Office 365 zugreifen wollte. Dabei war es egal, ob es sich um Dokumente aus SharePoint Online, OneDrive oder Teams handelte.

Jetzt gibt es als Alternative die One Time Zugrifscodes.

Doch wie funktioniert diese neue Freigabe per Code nun? Schnell und einfach!!!

Mit der Aussage könnten wir den Blogartikel nun eigentlich schon beenden, aber wir möchten euch dann doch noch ein wenig mehr zeigen 😊

Wie funktionieren externe Freigaben mit One Time Code?

Zunächst einmal muss das externe Teilen von Inhalten auf der Microsoft Office 365 Administrationsoberfläche erlaubt werden:

Microsoft Office 365 Freigabe Dialog

Weiterhin muss auf der SharePoint Websitesammlung die Freigabe für externe Benutzer aktiviert sein:

Microsoft Office 365 Freigabe

Hier wird nun explizit festgelegt, dass sich auch Benutzer, welche kein Konto in unserer Domäne oder Microsoft Office 365 Umgebung haben, anmelden dürfen. Auch müssen diese über kein gültiges Microsoft Konto verfügen.

Lediglich eine E-Mail-Adresse ist noch Pflicht, um einen Zugriffscode empfangen zu können. Damit wird das Teilen von Dokumenten deutlich einfacher und schlanker:

Microsoft Office 365 Eingabe EMailadresse

Die Namensauflösung zeigt uns auch direkt an, ob der Benutzer in unserer Umgebung bereits bekannt ist, oder sich außerhalb der Organisation (extern) befindet.

Microsoft Office 365 One Drive

 

Der Empfänger der E-Mail wird nun zunächst auf die freigegebene Datei verlinkt. Anschließend muss dieser seine E-Mail-Adresse nochmals zur Überprüfung und Zusendung des Freigabecodes eintragen.

Microsoft Office 365 Identität überprüfen

Anschließend kann, mittels des zugesandten Freigabecodes, die Datei geöffnet werden.

Unsere Freigabe ist nun per Code für 30 Tage für unseren externen Benutzer erreichbar.

Geht da noch mehr in Microsoft Office 365?

Um die Sicherheit zu erhöhen könnten wir beispielsweise noch eine fortlaufende Neuauthentifizierung konfigurieren. Damit würde bei jedem erneuten Aufruf ein neuer Freigabecode per E-Mail verschickt werden.

Microsoft geht hiermit einen weiteren Schritt in die richtige Richtung. Musste zuvor jeder externe Mitarbeiter oder Kunde über einen Microsoft Account verfügen, entfällt dies nun. Auch das lästige Anlegen dieser Accounts in meiner eigenen Umgebung ist nicht mehr notwendig.

In diesem Sinne: Frohes teilen!

Falls Sie noch mehr über die Möglichkeiten zur Freigabe in Microsoft Office 365 erfahren möchten oder noch Fragen haben, können Sie uns hierzu gerne jederzeit kontaktieren.