Microsoft Shifts

Microsoft hat seinen Zeit- und Arbeitsmanagement Dienst Staffhub schon vor einiger Zeit abgekündigt. Ab April 2019 sollen keine neuen Teams mehr im Staffhub angelegt werden können. Ab Oktober 2019 wird der Dienst dann komplett eingestellt.

Jetzt stellt sich natürlich die berechtigte Frage: Was dann?

Hier gibt es zum Glück eine positive Antwort: Wechseln zu Microsoft Shifts!

Was ist Shifts?

Mit Shifts haben Sie die Möglichkeit Ihre Mitarbeiter im Service oder z.B. der Produktion über Schichtpläne besser zu organisieren.

Kurz und einfach: Shifts ist das neue Staffhub. Mit der Abkündigung von Staffhub wurde auch direkt sein Nachfolger „Shifts“ angekündigt. Shifts ist jedoch kein eigenständiger Dienst mehr in O365 sondern ist als „App“ für Microsoft Teams verfügbar:

Abbildung 1: Shifts als App in Microsoft Teams
Abbildung 1: Shifts als App in Microsoft Teams

Wie funktioniert Shifts

Wer Staffhub kennt und bereits damit gearbeitet hat wird merken, dass Shifts genauso einfach funktioniert.

Generell haben wir zunächst die Möglichkeit, ein Team zu wählen, für welches wir einen neuen Schichtplan anlegen möchten.

Abbildung 2: Team für einen Schichtplan auswählen
Abbildung 2: Team für einen Schichtplan auswählen

Anschließend können wir auch eine Gruppe definieren und Mitarbeiter zum Schichtplan hinzufügen:

Abbildung 3: Mitarbeiter zu einem Schichtplan hinzufügen
Abbildung 3: Mitarbeiter zu einem Schichtplan hinzufügen

Was fehlt jetzt noch? Richtig, das zuweisen der einzelnen Schichten:

Abbildung 4: Schichten definieren
Abbildung 4: Schichten definieren

Wir haben also die Möglichkeit, pro Team einen eigenen Schichtplan mit allen Mitarbeitern des Teams zu erstellen. Das könnte dann wie folgt aussehen:

Abbildung 5: Ergebnis Schichten und zugewiesene Mitarbeiter
Abbildung 5: Ergebnis Schichten und zugewiesene Mitarbeiter

Geht da noch mehr?

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, die Zeitpläne nach Excel zu exportieren oder auch auszudrucken. Zusätzlich können wir die Schichten auch ganz einfach mit dem Team teilen.

Es gibt auch die Möglichkeit Schichten zwischen Mitarbeitern zu tauschen oder anzubieten. Auch können für bestimmte Zeiträume Offline-Zeiten definiert werden:

Abbildung 6: Schichten tauschen
Abbildung 6: Schichten tauschen

Neben der Desktopvariante von Teams, welche wir bisher betrachtet haben, gibt es natürlich auch noch die „Mobile App“. Auch diese wurde überarbeitet und ermöglicht den Zugriff auf die Schichtpläne:

Abbildung 7: Shifts in der Teams Mobile App
Abbildung 7: Shifts in der Teams Mobile App

Gibt es einen Migrationsweg?

Eine mögliche Migration betrifft natürlich jeden, der bisher Staffhub aktiv eingesetzt und genutzt hat. Leider gibt es keine manuelle Möglichkeit zur Migration der Daten. An dieser Stelle sind wir komplett auf Microsoft angewiesen. Laut diesen soll die Migration im Hintergrund laufen und bis Juni 2019 abgeschlossen sein. Dazu wird das Team mit zugehörigem Schichtplan einfach von Staffhub nach Microsoft Teams mit Shifts migriert. Auch die Daten sollen hier komplett übernommen werden.

Zu beachten ist hierbei folgendes:

Teams und Schichtpläne können selbstverständlich nur übertragen werden, solange diese in Staffhub nicht gelöscht werden. Daher gibt es an dieser Stelle, nicht nur von Microsoft, sondern auch von uns die offizielle Empfehlung: Bitte nicht löschen 😊

Falls Sie noch mehr über die Möglichkeiten zu Shifts in O365 erfahren möchten oder noch Fragen haben, können Sie uns hierzu gerne jederzeit kontaktieren.

Bildquellen:

https://support.office.com/en-us/article/microsoft-teams-for-firstline-workers-723d8259-7d17-49f5-9af8-fa9fee2036bd
https://techcommunity.microsoft.com/t5/Microsoft-Teams-Blog/Empower-your-Firstline-Workers-with-new-capabilities-in/ba-p/312171