Microsoft Teams bei S&L- Reloaded

Bereits im Juli vergangen Jahres haben wir darüber berichtet was Teams ist und alles kann (Stichwort GIFs, Beitrag Juli 2017).

Es bleibt also spannend zu sehen, wohin die Reise mit Teams geht.“

Wir sind zwar noch nicht am Ziel angekommen, haben aber bereits einige Kilometer zurückgelegt und viele großartige neue Funktionen in Teams kennen und lieben gelernt. Nach den vielen Neuankündigungen von der Microsoft Ignite 2018 und dem tollen Feedback aus unseren „S&L Ignite Lunches“ ist es nun an der Zeit zu berichten, was sich an unserer Arbeit mit Microsoft Teams geändert hat.

„Microsoft’s fastest growing business app“

Auch bei S&L wird immer mehr mit Microsoft Teams gearbeitet. Selten wurde ein Microsoft Produkt so schnell und umfassend für die täglichen Herausforderungen eingesetzt. Anfangs haben wir Teams hauptsächlich als besseren Chat verwendet. Nach und nach wurden für die verschiedenen Projekte eigene Teams angelegt um die Kommunikation zentral steuern zu können.

F: „Warum steuern wird die Kommunikation in den Projekten über Teams?“
A: „Nichts geht verloren. Der gesamte Kommunikationsverlauf kann auch noch nach Wochen und Monaten betrachtet werden. Neue Projektmitglieder haben Zugriff auf die gesamten Informationen und Absprachen, die bis dato gelaufen sind.“

Abbildung 1: Der schwarze Balken zeigt es, die Anzahl an Teams wächst und wächst

Mehr als nur Kommunikation

Nachdem die verschiedenen Projekte angefangen haben mit Teams zu arbeiten, wurden nach und nach auch weitere Kanäle hinzugefügt. Jeder Kanal ist ein eigener Einstiegspunkt für Unterhaltungen. Dazu können auch zu jedem Kanal Dokumente und Dateien hochgeladen werden.

F: „Warum verwenden wir verschiedene Kanäle?“
A:  „Wird jede Unterhaltung nur über den Standardkanal geführt, kann es doch etwas unübersichtlich werden. Aber nicht nur die Übersichtlichkeit wird verbessert, auch die Dokumentenlenkung wird vereinfacht. Für jeden Kanal wird automatisch ein eigener Ordner angelegt. Laden die Kollegen ein Dokument hoch wird dieses automatisch in den richtigen Ordner gelegt. Leichter geht es kaum.“

Je Kanal ein Ordner, perfekt!
Je Kanal ein Ordner, perfekt!

 

F: „Warum laden wir Dokumente in Teams hoch?“
A: „Ganz einfach, zu jedem Dokument kann man gezielt eine Unterhaltung führen. Dazu noch gemeinsam in dem Dokument arbeiten, fertig!“

Gemeinsam Dokumente bearbeiteten und darüber diskutieren
Gemeinsam Dokumente bearbeiteten und darüber diskutieren

 

Projektplanung light

Kommunikation, Dokumente, aber da fehlt doch noch was? Richtig, wie sieht es denn mit Aufgaben aus. Dies war auch unser nächster Gedanke, weswegen wir nach und nach den Microsoft Planner in den Projekten etabliert haben und diesen dazu auch noch schnell und einfach in Teams integrieren können.

F: „Warum setzen wir den Planner ein?“
A: „Durch die Integration in Teams, haben wir alles an einer Stelle. Zudem kann der Planner über Teams, über den Browser oder auch über das Smartphone geöffnet werden. Besonders mögen wir aber die Flexibilität, die uns der Planner bietet. Jedes Projekt hat andere Anforderungen. Die Aufgaben können schnell angelegt, zugewiesen und kategorisiert werden. Automatisch werden E-Mails zu neuen Aufgabenzuweisungen versendet.“

Planner in Teams, an einem "kleinen" Beispiel
Planner in Teams, an einem “kleinen” Beispiel

 

Ein paar der Diagramme, die uns Planner von Haus aus bietet
Ein paar der Diagramme, die uns Planner von Haus aus bietet

 

Geht da noch mehr?

Klare Antwort, definitiv! 😊

Wir sind jetzt schon sehr angetan. Dabei verwenden wir noch lange nicht alle Werkzeuge, die uns Teams anbietet. Und es wird auch noch einiges kommen.

Diverse Apps, die integriert werden können.
Diverse Apps, die integriert werden können.

Wir bleiben gespannt und berichten bestimmt nicht zum letzten Mal über Microsoft Teams.